Définition

- ERP (en anglais Enterprise Resource Planning)

- PGI (en français Progiciel de Gestion Intégré)
Est, selon le grand dictionnaire terminologique, un « logiciel qui permet de gérer l'ensemble des processus opérationnels d'une entreprise, en intégrant l'ensemble des fonctions de cette dernière comme la gestion des ressources humaines, la gestion comptable et financière, mais aussi la vente, la distribution, l'approvisionnement, le commerce électronique. » 
Le terme ERP provient du nom de la méthode MRP (Manufacturing Resource Planning) utilisée depuis les années 1970 pour la gestion et la planification de la production industrielle. 
Le principe fondateur d'un ERP est de construire des applications informatiques (achats, ventes, comptabilité, gestion de stocks, etc.) de manière modulaire (modules indépendants entre eux) tout en partageant une base de données unique et commune. 
Cela crée une différence importante avec la situation préexistante (les applications sur mesure existant avant les ERP) car les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (ex : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…)

Fonctions principales

La technologie ERP permet, de façon totalement homogène, de saisir, de partager, d’analyser et de consolider l’information de gestion entre tous les départements de l’entreprise, et ceci, en saisissant l’information une seule fois.

Les principales fonctions d’un ERP sont les suivantes :

• La gestion des ventes
• La gestion des achats et le e-procurement
• La gestion de la production
• La gestion des stocks
• La gestion comptable
• La gestion financière
• La gestion des ressources humaines

Mise en œuvre d’un ERP

L’entreprise qui se lance dans la mise en place d’un ERP, doit bien être consciente que c’est un projet stratégique qui nécessite une étude approfondie de tous les process de  l’entreprise. En outre, un tel projet implique, dans tous les cas :

• La définition claire et précise des objectifs stratégiques et opérationnels du projet
• La définition et l’expression (précise et objective) des vrais besoins fonctionnels
• L’évaluation méthodique de toutes les solutions possibles
• La mise en place des moyens adéquats pour conduire le projet dans les meilleures conditions
• Une implication forte des différentes directions
• De rester indépendant et objectif dans toutes les étapes du projet
• D’appréhender et anticiper les enjeux politiques (pour gérer au mieux les éventuels conflits d’intérêts)

Sélection et évaluation des solutions possibles

L’évaluation des solutions ERP proposées s’avère un exercice compliqué qui doit être mené avec prudence et objectivité. Ceci pour des tas de raisons dont :

• La difficulté à définir les besoins précis de l’entreprise et à les traduire en termes de fonctionnalités et performances (pour pouvoir ensuite comparer les propositions des différentes solutions)
• La difficulté à évaluer l’adéquation d’un ERP (et ses services associés) avec les attentes réelles de l’entreprise
• La difficulté à comparer les avantages des différentes solutions ERP envisagées (cela nécessiterait l’analyse et la comparaison de centaines de critères fonctionnels et techniques)
• La difficulté à appréhender les risques pris en cas de compromis (parce que, finalement, aucune solution n’est idéale et, à un moment donné, il faudra faire des compromis)

Conclusion

Choisir un ERP est une étape cruciale dans la vie des PME/PMI. Souvent, les choix opérés tiennent compte de quelques aspects jugés importants par rapport aux besoins actuels ou par rapport à d'anciennes expériences.

Cependant, en se focalisant sur les quelques aspects "visibles", les risques majeurs sont d'omettre de prendre en compte d'autres points essentiels et de limiter l'analyse à un point de vue ponctuel.

Le choix d'un ERP nécessite une vision globale et à long terme afin de prendre en compte l'ensemble des paramètres essentiels, la stratégie d'évolution de l'entreprise mais aussi l'ensemble des possibilités offertes par le futur ERP.

La voie la plus sure : le consultant  indépendant

La démarche du Consultant Indépendant, spécialisé en conduite de projets ERP, vise à proposer aux PME/PMI une approche globale leur garantissant une parfaite maîtrise et adéquation de leur futur Système d'Information, avec leur stratégie d’entreprise.

L’intervention du consultant dans les phases amont (aide à l’expression des besoins) vous garanti la prise en compte de tous les besoins (ceux qui auraient pu être jugés insignifiants, mais aussi ceux qui découlent de la stratégie actuelle/future de l’entreprise).

Le consultant qui va rédiger votre cahier des charges, va le structurer de façon à ce qu’il soit facilement « chiffrable » par les différents intégrateurs qu’il contactera. Et cela facilitera, ensuite, la comparaison entre les différentes solutions retenues.

De même, par sa connaissance des ERP et des intégrateurs, le consultant contactera ceux qui sont les plus pertinents dans votre cas de figure (connaissance de votre métier, verticalisation de la solution, etc.) et qui jouissent de l’expérience nécessaire pour mener votre projet à son terme.

Dans tous les cas, le consultant vous évitera les petits et grands pièges, inhérents à ce type de projet, qui font souvent déraper les projets (et les budgets) de façon importante, allant, parfois, du simple au double.

Ce n’est qu’une partie des avantages que vous apportera un consultant indépendant. Si vous ne disposez pas, en interne, des ressources adéquates, faites appel à un consultant indépendant. Dans bien des cas, il vous fera économiser, au moins, le double de ce qu’il vous aura couté.